ChatGPTやCopilotを仕事で使っているのに、思ったような文章が出てこないことはありませんか。
「回答が一般的すぎる」
「自分の業界に合った文章にならない」
「毎回プロンプトを考えるのが面倒」
「報告書やメールに使える形にならない」
「AIに何を入力すればいいか分からない」
このような悩みがある場合、原因はAIそのものではなく、入力する情報が足りないことかもしれません。
ChatGPTやCopilotは便利ですが、こちらが仕事の前提を伝えないと、一般的な文章になりやすいです。
大切なのは、業種・職種・目的・相手・出力形式をセットで伝えることです。
この記事では、ChatGPT・Copilotを仕事で使うための「業種別プロンプトの作り方」を解説します。
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業種別プロンプトとは？
業種別プロンプトとは、仕事の内容や業界に合わせて作るAIへの指示文のことです。
たとえば、同じ「報告書を作ってください」という指示でも、業種によって必要な内容は変わります。
介護の報告書なら、利用者の状態変化や注意点が重要です。
製造業の作業報告なら、作業内容、設備、異常の有無、安全面が重要です。
営業の報告書なら、訪問先、商談内容、顧客の反応、次回アクションが重要です。
つまり、仕事で使える文章をAIに作らせるには、その業種で必要な情報を先に整理することが大切です。
「プロンプト集」だけでは足りない理由
ネット上には、ChatGPTやCopilotで使えるプロンプト例がたくさんあります。
しかし、そのまま使っても仕事に合わないことがあります。
理由は、仕事の前提が違うからです。
たとえば、次のようなプロンプトがあります。
業務報告書を作成してください。
この指示だけでは、AIは次のことが分かりません。
- どの業種の報告書なのか
- 誰に提出するのか
- 何を報告したいのか
- どのくらい詳しく書くのか
- 社内向けなのか、顧客向けなのか
- 文章は丁寧にするのか、簡潔にするのか
そのため、出てくる文章はどうしても無難で一般的になります。
仕事で使える文章にするには、自分の業種に合わせた入力項目が必要です。
業種別プロンプトに必要な基本項目
業種別プロンプトを作る時は、まず次の項目を入れると使いやすくなります。
- 業種
- 職種
- 文書の種類
- 文書の目的
- 読み手
- 入力する情報
- 出力形式
- 文章のトーン
- 注意点
- 禁止したい表現
- 必ず入れたい項目
この項目を入れるだけで、AIの回答はかなり実務に近づきます。
業種別プロンプトの基本形
まずは、次の形をテンプレートとして使うのがおすすめです。
あなたは【業種】に詳しいビジネス文書作成の専門家です。
以下の情報をもとに、【文書の種類】を作成してください。【業種】〇〇
【職種】〇〇
【文書の目的】〇〇
【読み手】〇〇
【入力情報】
・〇〇
・〇〇
・〇〇【必ず入れたい項目】
・〇〇
・〇〇
・〇〇【出力形式】
・見出しつき
・箇条書きを使う
・最後に次回対応を入れる【文章のトーン】
・丁寧
・簡潔
・社内共有向け【注意点】
・事実と推測を分ける
・不明な点は断定しない
・専門用語は必要に応じて補足する
この形を使うと、報告書、議事録、メール、手順書、クレーム報告書などにも応用できます。
業種別プロンプトを作る手順
手順1：まず業種を明確にする
AIに仕事の文書を作らせる時は、最初に業種を指定します。
たとえば、次のように書きます。
- あなたは介護業界に詳しい文書作成の専門家です
- あなたは製造業の現場報告に詳しい担当者です
- あなたは飲食店の顧客対応に詳しい責任者です
- あなたは営業報告書の作成に慣れたビジネス文書の専門家です
- あなたはIT企業の社内ドキュメント作成に詳しい担当者です
この一文を入れるだけでも、AIがどの視点で文章を作ればよいか分かりやすくなります。
手順2：文書の種類を指定する
次に、作りたい文書の種類を指定します。
仕事でよく使う文書には、次のようなものがあります。
- 業務報告書
- 日報
- 会議議事録
- クレーム報告書
- 顧客対応記録
- 申し送り書
- 引き継ぎ書
- 手順書
- チェックリスト
- 案内メール
- 謝罪メール
- 提案書
- マニュアル
- 研修資料
「文章を作って」ではなく、どの文書を作るのかを明確にしましょう。
手順3：読み手を指定する
同じ内容でも、誰が読むかによって文章は変わります。
たとえば、読み手には次のようなパターンがあります。
- 上司
- 同僚
- 部下
- 顧客
- 取引先
- 利用者の家族
- 現場スタッフ
- 経営者
- 新人スタッフ
- 社外の担当者
上司向けなら簡潔で要点重視。
顧客向けなら丁寧で誤解のない表現。
新人向けなら分かりやすく説明を増やす。
このように、読み手を指定すると文章の精度が上がります。
手順4：目的を指定する
文書の目的も必ず入れましょう。
たとえば、同じ報告書でも目的によって内容が変わります。
- 業務内容を共有する
- 問題発生を報告する
- 進捗を伝える
- 対応履歴を残す
- 再発防止策を説明する
- 次回対応を明確にする
- 顧客に安心してもらう
- 社内で情報共有する
目的が明確になると、AIはどの情報を重視すればよいか判断しやすくなります。
手順5：出力形式を指定する
AIに文章を作らせる時は、出力形式を指定することも大切です。
たとえば、次のように指定します。
- 見出しつきで作成
- 箇条書き中心で作成
- 表形式で整理
- 300文字以内で要約
- です・ます調で作成
- 社内共有用に簡潔に作成
- 顧客向けに丁寧に作成
- 最後に次回対応を入れる
出力形式を指定しないと、長すぎたり、逆に情報が足りなかったりします。
業種別プロンプト例
ここからは、業種別に使いやすいプロンプト例を紹介します。
介護業界向け：申し送り文プロンプト
あなたは介護現場の申し送り文作成に慣れた専門家です。
以下の情報をもとに、次の勤務者に伝わりやすい申し送り文を作成してください。【業種】介護・福祉
【文書の種類】申し送り文
【読み手】次の勤務者
【目的】利用者の状態変化と注意点を正確に共有する【利用者の状態】〇〇
【食事・水分】〇〇
【服薬】〇〇
【排泄】〇〇
【転倒リスク】〇〇
【本日の変化】〇〇
【注意点】〇〇
【次の勤務者への依頼】〇〇【出力条件】
・簡潔で分かりやすく書く
・事実と注意点を分ける
・次の勤務者が行動しやすい形にする
・不明な点は断定しない
製造業向け：作業報告書プロンプト
あなたは製造業の現場報告書作成に詳しい担当者です。
以下の情報をもとに、上司へ提出する作業報告書を作成してください。【業種】製造業
【文書の種類】作業報告書
【読み手】現場責任者・上司
【目的】本日の作業内容、結果、異常の有無を共有する【作業日】〇年〇月〇日
【作業場所】〇〇
【作業内容】〇〇
【作業人数】〇名
【使用設備】〇〇
【作業結果】〇〇
【異常の有無】〇〇
【安全面での注意点】〇〇
【次回対応】〇〇【出力条件】
・作業内容と結果を分ける
・異常の有無を明確にする
・安全面の注意点を入れる
・上司が確認しやすい構成にする
飲食店向け：クレーム報告書プロンプト
あなたは飲食店の顧客対応報告に詳しい責任者です。
以下の情報をもとに、社内共有用のクレーム報告書を作成してください。【業種】飲食店
【文書の種類】クレーム報告書
【読み手】店長・本部担当者
【目的】発生状況、対応内容、再発防止策を共有する【発生日時】〇年〇月〇日 〇時頃
【発生場所】〇〇店
【顧客からの申し出】〇〇
【発生状況】〇〇
【その場での対応】〇〇
【原因として考えられること】〇〇
【再発防止策】〇〇
【今後の対応】〇〇【出力条件】
・感情的な表現を避ける
・事実ベースで書く
・原因と再発防止策を分ける
・社内共有しやすい丁寧な表現にする
営業向け：商談報告書プロンプト
あなたは営業報告書の作成に慣れたビジネス文書の専門家です。
以下の情報をもとに、上司へ共有する商談報告書を作成してください。【業種】営業
【文書の種類】商談報告書
【読み手】上司・営業チーム
【目的】顧客との商談内容と次回アクションを共有する【訪問先】〇〇株式会社
【担当者】〇〇様
【商談日時】〇年〇月〇日
【提案内容】〇〇
【顧客の反応】〇〇
【確認事項】〇〇
【課題】〇〇
【次回アクション】〇〇
【期限】〇〇【出力条件】
・要点を簡潔にまとめる
・顧客の反応と課題を分ける
・次回アクションを明確にする
・営業チームで共有しやすい文章にする
事務職向け：案内メールプロンプト
あなたは社内外向けメール作成に慣れた事務担当者です。
以下の情報をもとに、丁寧で分かりやすい案内メールを作成してください。【業種】事務・管理部門
【文書の種類】案内メール
【読み手】社内スタッフまたは取引先
【目的】必要な情報を正確に伝える【案内内容】〇〇
【日時】〇年〇月〇日
【場所】〇〇
【対象者】〇〇
【必要な準備】〇〇
【問い合わせ先】〇〇【出力条件】
・件名も作成する
・丁寧な表現にする
・重要事項を分かりやすく整理する
・読み手が次に何をすればいいか分かるようにする
業種別プロンプトを作る時の注意点
1. 事実と推測を分ける
AIは自然な文章を作るのが得意ですが、事実と推測が混ざることがあります。
たとえば、クレーム報告書で原因が確定していない場合、AIが勝手に原因を断定してしまうことがあります。
そのため、プロンプトには次のような条件を入れると安全です。
不明な点は断定せず、「要確認」と記載してください。
この一文を入れるだけで、実務で使いやすくなります。
2. 社外秘情報を入れすぎない
ChatGPTやCopilotに入力する情報には注意が必要です。
顧客名、個人情報、社外秘情報、契約内容などをそのまま入力するのは避けた方が安全です。
必要に応じて、次のように置き換えましょう。
- 顧客A社
- 担当者B様
- 商品C
- 案件D
- 利用者E様
AIを使う時は、便利さだけでなく情報管理も意識することが大切です。
3. 会社のフォーマットに合わせる
会社によって、報告書や議事録の書き方は違います。
AIで作った文章をそのまま使うのではなく、社内のフォーマットに合わせて調整しましょう。
特に次の点は確認が必要です。
- 見出しの付け方
- 敬語の使い方
- 日付の表記
- 報告の順番
- 社内用語
- 承認フロー
- 添付資料の有無
AIは文章を整える補助として使い、最終確認は人間が行うのがおすすめです。
業種別プロンプトをテンプレート化するメリット
業種別プロンプトをテンプレート化すると、毎回ゼロから考える必要がなくなります。
主なメリットは次の通りです。
- 文書作成の時間を短縮できる
- 毎回同じ品質で文章を作りやすい
- 必要な項目の抜け漏れを減らせる
- 新人や不慣れな人でも使いやすい
- ChatGPTやCopilotへの指示が安定する
- 業務ごとに使い回しやすい
AIを仕事で使う時に大切なのは、AIそのものよりも、AIに渡す情報を整理しておくことです。
業種別プロンプトの作成テンプレート
以下のテンプレートを使うと、自分の仕事に合わせたプロンプトを作れます。
あなたは【業種】に詳しい【文書作成の専門家・担当者】です。
以下の情報をもとに、【文書の種類】を作成してください。【業種】
〇〇【職種】
〇〇【文書の種類】
〇〇【読み手】
〇〇【文書の目的】
〇〇【入力情報】
・〇〇
・〇〇
・〇〇【必ず入れたい項目】
・〇〇
・〇〇
・〇〇【出力形式】
・見出しつき
・箇条書きあり
・必要に応じて表形式【文章のトーン】
・丁寧
・簡潔
・事実ベース【注意点】
・不明な点は断定しない
・社外秘情報は含めない
・読み手が次に何をすればよいか分かるようにする
業種別プロンプトをもっと簡単に使いたい方へ
毎回、業種・職種・文書の種類・読み手・目的を考えるのが大変な場合は、あらかじめテンプレート化しておくのがおすすめです。
特に、次のような文書をよく作る方は、テンプレート化の効果が出やすいです。
- 報告書
- 業務日報
- 会議議事録
- クレーム報告書
- 顧客対応記録
- 申し送り書
- 引き継ぎ書
- 手順書
- チェックリスト
- 案内メール
- 謝罪メール
- 提案書
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よくある失敗例
失敗例1：業種を指定していない
「報告書を作ってください」だけでは、どの仕事の報告書なのか分かりません。
介護、製造、営業、飲食、事務では、報告すべき内容が違います。
業種を指定することで、AIの回答が仕事に合いやすくなります。
失敗例2：読み手を指定していない
読み手を指定しないと、文章のトーンがズレることがあります。
上司向け、顧客向け、社内共有向け、新人向けでは、書き方が変わります。
プロンプトには必ず「誰に向けた文書か」を入れましょう。
失敗例3：出力形式を指定していない
出力形式を指定しないと、長すぎる文章や使いにくい文章になることがあります。
見出し、箇条書き、表形式、文字数、文体などを指定すると、使いやすい文章になります。
まとめ：業種別プロンプトは「仕事の整理」から作る
ChatGPTやCopilotを仕事で使う時に大切なのは、特別な言い回しを覚えることではありません。
重要なのは、AIに渡す情報を整理することです。
特に、次の項目を入れるだけで、AIの回答は実務に近づきます。
- 業種
- 職種
- 文書の種類
- 読み手
- 文書の目的
- 入力情報
- 出力形式
- 文章のトーン
- 注意点
AI活用は、プロンプト力だけでなく、仕事の整理力でもあります。
自分の業種に合った入力項目を用意しておけば、報告書、議事録、メール、手順書、クレーム報告書などを作る時に、毎回ゼロから考える手間を減らせます。
ChatGPTやCopilotを仕事で使いたい方は、まず自分の仕事に合う文書テンプレートを確認してみてください。
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